2024-11-26 22:58:51 来源:《中国档案报》
当太空舱式感应门随着人脸识别徐徐打开，你会步入蓝光灯带走廊，走进温馨而庄重的等候区，进入充满活力的现代化办公室，看到极具科技感的机器人取档窗口，你可能感觉自己进入了科普基地或航空实验室，直到“黑龙江省委组织部干部档案室”这几个烫金宋体字映入眼帘，你会发现，一个现代化的档案室扑面而来。
近年来，黑龙江省委组织部深入贯彻落实《干部人事档案工作条例》和全国干部人事档案工作会议精神，牢牢把握提供优质服务和守护信息安全两个工作重点，以智能化档案室建设为抓手，推动档案管理利用实现跨越式发展。
全力打造智能化数字化档案室
档案室建设启动之初，省委组织部高标定位，提出要打造功能齐备、高效便捷、安全可靠、国内领先的智能化档案室。严格按照干部人事档案室建设要求及“四室分开”标准，将档案室划分为库房、整理加工区、纸质查档区、数字查档区、办公区。为提升完善服务功能，还设置了等候区和宣传区。“在合理进行功能分区的基础上，我们又部署了库房管理信息系统，搭建了智能管理平台。”工作人员介绍说。摒弃了传统的密集架和回转柜，在全国省级组织部门中首次采用整合了信息技术、工控技术和物联网技术的抽屉式智能密集架，配以机械手臂、机器人等传输装置，存储能力和运行效率在国内处于领先水平。档案管理系统通过RFID电子标签对档案进行识别，对存储单元、传输装置和存取窗口进行统一调度，实现档案从密集架至存取窗口之间的自动传送，整个过程全封闭、全留痕、可视化。
全力提供高质效人性化查阅服务
为打造最靓服务窗口，设置纸质档案查阅区和数字档案查阅区，提供多个纸质查档工位和数字查档终端，可同时为多家单位提供查档服务。同时，优化工作流程，执行查档预约制度，有效避免人员扎堆，实现有限等候、有序查档。数字档案管理系统可实现对数字档案的申请、审批、查阅和打印，同时支持干部选任部门远程查档，并与干部信息系统建立数据接口，切实提升查阅利用效率。
强化窗口部门服务意识，在等候区设置绿植、空调、沙发、茶几、饮水机等设施，为查档人提供舒适的等候环境。等候区LED屏循环播放查档所需手续、相关要求和办理不同业务的《查档指南》，让查档人能够“有章可循”，并且“最多跑一次”。通过走廊宣传区，展示工作制度、工作纪律和档案业务相关政策规定，亮明工作底线红线。针对干部选任部门、监督执纪部门涉及干部提拔任用、办案调证等工作的查档行为，通过查档预约制单独安排时间，实现查档时段零交叉。对其中临时紧急的查档需求，利用等候区实现与其他单位查档行为零交叉，坚决避免因人员扎堆而造成“跑风漏气”风险。
全力构建规范化科学化安全防范体系
严格落实“十防”要求，建立全方位“物防、技防、人防、制度防”安全防范体系，筑牢安全防线。库房配备了消防系统、环境测控系统、温湿度控制系统、防盗报警系统、安防控制系统等硬件集成系统，为库存档案提供安全存放环境。在各区域设置广角摄像头，对档案室各功能分区全时段、无死角监控预警，监控记录6个月可查。通过办公区控制显示系统，实时显示库房各系统动态和监控系统情况。对库房管理信息系统和数字档案加工设备进行全面替代更新，从根源上杜绝泄密风险，保障信息安全。通过人脸识别、指纹识别、密码控制等多种身份认证方式，杜绝非管档人员进入库房。通过数字档案，避免查阅者直接接触纸质档案造成档案磨损、涂改和丢失，有效延长纸质档案寿命。
原载于《中国档案报》2024年8月19日 总第4177期 第三版
相关新闻推荐
