新手档案员需要知道档案的“号”怎么编！

档案规范化就是对档案进行整理加工，使之有条有理，整齐划一，排列有序。档案整理的过程需要对档案进行编号，本文主要谈谈新手档案员容易混淆的档号、卷号、件号、页号、文号。

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档号

档号 archival code,以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

《档案工作基本术语》

（DA/T1-2000）

《科学技术档案案卷构成的一般要求》

（GB/T11822—2008）

档号 reference code，以字符形式赋予档案的一组唯一代码，用于反映、固定和识别档案排列顺序。

《档号编制规则》

（DA/T13—2022）

档号 archival code，在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

《归档文件整理规则》

（DA/T22-2015）

档号 archival code，以字符形式赋予档案（电子文件）的用以固定和反映档案（电子文件）排列顺序的一组代码。

《文书类电子文件元数据方案》

（DA/T46-2009）

档号 archival code，以字符形式赋予电子档案的、用以固定和反映电子档案排列顺序的一组代码。

《照片类电子档案元数据方案》

（DA/T54-2014）

《录音录像类电子档案元数据方案》

（DA/T63-2017）

通过上述不同标准规范对档号的定义，可以知道“档号”的三个重要特征是：1.档号具有唯一性“档号”就是这一卷或这一件档案的身份标识（即ID），这个身份标识具有唯一性，至少在本档案馆或本档案室是唯一的。2.档号具有固定性确定好档号编制规则后，档案的档号就是固定的，不变的。3.档号具有规律性档号要能够反映档案的排列顺序，一般档案的整理规范就是分全宗、分门类、分类别、分项目、分期限、分年度，档号能够体现档案整理的规律性。

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卷号

档案的保管单位一般两种，即以“卷”为保管单位档案和以“件”为保管单位档案。

案卷 file，由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

《档案工作基本术语》

（DA/T 1-2000）

案卷 files:由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

《科学技术档案案卷构成的一般要求》

（GB/T 11822—2008）

案卷号 file number,案卷排列的顺序代码。

《档号编制规则》

（DA/T13—2022）

案卷号,目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

《文书档案案卷格式》

（GB/T 9705-2008）

卷号，一般指的是案卷号，即以“卷”为保管单位档案的案卷编号。

卷号编制的要求

1.要能够正确区分“卷”和“件”①一“卷”档案，就是一组有密切联系的若干“件”文件材料的组合体②一般，科技档案、专业档案、人事档案、会计档案以“卷”为单位进行保管。

2.卷号编制时需要按照档案分类方案进行分类编制，一“卷”一“号”。不能将本单位所有的档案编制成一个连续的流水号，需要分全宗、分门类、分类别、分项目、分期限、分年度进行编制。3.最底层的“卷号”需要连续，不能有断号、重号等现象发生。

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件号

件 item,是归档文件的整理单位。

《归档文件整理规则》

（DA/T22-2015)

件号 item number，归档的文件排列的顺序代码。

《档号编制规则》

（DA/T13—2022）

1.“件”的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2.件号编制的要求

①文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件（张）等为单位进行整理。一般，一份文件、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。②“件号”编制时，需要分全宗、分门类、分类别、分期限、分年度进行编制，最底层的“件号”需要保持连续性，不能有断号、重号等现象。

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页号

页号也称为页码，编制“页号”一般指的是纸质档案。无论是以“卷”为保管单位档案还是以“件”为保管单位档案都需编制页号。
纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

《归档文件整理规则》

（DA/T 22—2015）

应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

《纸质档案数字化规范》

（DA/T31—2017）

页号：卷内文件所在之页的编号。

《文书档案案卷格式》

（GB/T 9705-2008）

案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。已有页号的文件可不再重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

《科学技术档案案卷构成的一般要求》

（GB/T 11822—2008）

每类干部档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。

《干部档案整理工作细则》

采用整卷装订的案卷，应对卷内文件连续编页号。

《建设项目档案管理规范》

（DA/T 28—2018）

页号如何编制

1.以“件”为单位的档案

一般，按照《归档文件整理规则》、《纸质档案数字化规范》的“编页”要求进行编写页码，编页同时要注意保护实体档案安全和档案数字化过程对档案页纸张的要求。①以“件”为单位编制页码，即一件一个流水号；②以有效内容的页面为档案页，逐页编制页码，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，且不压盖档案内容；③编制的页码一般距离垂直或水平顶边1CM处；④文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变，如有新增加页、减少页、重复页等情况，需要全部重新编制；⑤书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响，一般采用硬度较小的铅笔编制；⑥编页同时破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

2.以“卷”为单位的档案

一般，按照《文书档案案卷格式》、《纸质档案数字化规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》的“编页”要求进行编页。①以“卷”为单位编制页码，即一卷一个页码流水号，中间不能断号；②以有效内容的页面为档案页，逐页编制页码，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，且不压盖档案内容（部分专业档案有明确档案整理规则的，按照规则选择编码位置）；③编制的页码一般距离垂直或水平顶边1CM处；④文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变，如有新增加页、减少页、重复页等情况，需要全部重新编制；⑤书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响，一般采用硬度较小的铅笔编制；⑥编页同时破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

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文号

文号即文件编号。

文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。

《档案著录规则》

（DA/T18-2022）

文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

《归档文件整理规则》

（DA/T22-2015）

发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

《党政机关公文处理工作条例》