新手档案员需要掌握的保管期限鉴定方法

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什么是保管期限

保管期限是指对档案划定的存留年限。档案在整理过程中，需要按照文件材料归档范围和保管期限表对文件材料划定保管期限，并以保管期限为基础进行分类保管。

保管期限有永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。部分档案根据其专业档案管理办法要求，可能有不同的定期年限，如50年、100年等。

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划分保管期限的依据

根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》要求，各单位都应该编制本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。各单位内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表，经重新审查同意后施行。

《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》（档函〔2022〕58号）文件要求，全面推行档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度，规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作，统筹规划，有序推进，及时做好三合一制度的指导和审查工作。

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如何鉴定保管期限

1.区分不同档案门类

《机关档案管理规定》规定，机关单位包括文书、科技、专业、人事、会计、音像、实物等门类档案，其中科技档案又包括科研档案、基建档案、设备档案，各单位根据自身业务工作的性质又会有各种不同类型的专业档案。不同档案门类的保管期限是不一样的，在鉴定保管期限的时候需要分门别类的开展工作，这样才能做到有条不紊，循序推进。

2.剔除不归档的文件材料

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号国家档案局令）明确规定，普发性不需本机关办理的、重份的、无查考利用价值的文件材料，都是不需要归档的，在鉴定文件材料的价值之前需要予以剔除，不鉴定，不归档。

3.区分不同责任责

同样的文件内容，责任者不同，归档的价值也不一样。本机关单位、同级单位、上级单位、下级单位，文件材料的责任者不同，鉴定文件材料价值时需要有所区分，区别对待。更有甚者，同一责任者的文件材料，不同文号，不同文头，其所具有的保存价值也可能不一样。

4.按规律排序，保持文件之间的有机联系

档案工作讲究“有序”，有序即规范，无序则杂乱。一堆、一捆、一摊文件材料在那摆着，一上来就要求鉴定保管期限，只会让人心生厌恶，无从下手。无论何种档案，都有其自身的规律，档案整理的过程就是发现规律、依循规律，使之排列有序，规范井然。如，文书档案可以按时间先后、文号先后、不同责任者、不同文头、不同类型（正式公文、非正式文件材料，协议类，合同类，名册类，介绍信类，报表类等）寻找规律；专业档案，如婚姻登记档案，依照《婚姻登记档案管理办法》规定，按办理流程，依次归档。

5.对照保管期限表进行判断

上述1～4步骤，实则为档案整理的过程，也是鉴定保管期限所必须经过的过程，有了上面的工作铺垫，鉴定保管期限的工作将顺水推舟。新手档案员刚开始进行鉴定保管期限时，建议推荐两人协同工作法，可以同时开展鉴定，立即交换鉴定意见，确定鉴定结果，也可以鉴定工作结束后，统计分析各自的异同点，再确定鉴定结果。保管期限表是鉴定的依据，判断文件材料的价值就是将文件材料和保管期限表的内容一一比照对应。有时，可以直接通过文件材料的题名进行判断，有时需要仔细研读文件材料的正文内容。无论是文件题名还是正文内容，都属于这份文件材料的“档案信息”，是档案的核心价值所在，保管期限就是体现档案的核心价值。

6.“就高不就低”

归档范围和保管期限表需要结合工作实际进行编制，要和机关单位的职能定位相匹配，既要符合工作实际，又不能局限于当前状态，要统筹规划，长远考虑。制定后的归档范围和保管期限表，也需要及时的修订，与时代同步。归档范围和保管期限表所列的内容是概括的、精简的，可能会有不全面、不准确的地方，那么在鉴定保管期限的时候遇到找不到对应指标项的时候怎么办？原则是：“就高不就低！”这个原则并不是说，只要保管期限表中没有的项就都划分为“永久”，而是需要综合考虑，考虑这份文件材料的同类性，和类似的哪些指标项比较靠近，可以参照某项指标进行划分，可以和其同一保管期限或高于其保管期限。

《归档文件整理规则》将档案整理分为组件、分类、排列、编号、编目等几个过程，“分类”的主要工作就是保管期限鉴定，也是其中最具有技术含量的环节。档案保管期限的鉴定工作，需要档案工作者具备充足的知识储备，既要掌握档案的整理步骤，又要熟识档案的价值取向和机关单位的职能职责、业务内容。